Gestione dei processi aziendali e ICT (Business Process Outsourcing)

Essere competitivi con l’Ict: metodi e strumenti per affrontare il cambiamento nelle Pmi

Innovazione organizzativa e Ict per ridurre i tempi di risposta e incrementare l’efficienza in azienda

Tradizionalmente le piccole imprese emiliano-romagnole hanno sempre innovato, ma soprattutto in nuovi impianti, in nuove tecnologie di processo e, seppure in misura inferiore, in nuovi prodotti. Minore attenzione è invece stata dedicata all’innovazione organizzativa, considerata come un “di più” non indispensabile o, in ogni caso, come un investimento troppo oneroso se paragonato ai risultati attesi, non quantificabili a priori. L’analisi è di Alessandro Grandi, ordinario di Economia e organizzazione aziendale nel dipartimento di Scienze aziendali dell’Università di Bologna, e coordinatore del progetto, sviluppato con Innovami, per la diffusione dell’innovazione organizzativa nelle piccole e medie imprese del nostro territorio.

Una minore attenzione, quella dedicata all’innovazione organizzativa, che secondo Grandi deriva sia da peculiarità “culturali” del nostro sistema imprenditoriale – più orientato all’innovazione di prodotto e di processo – sia dal fatto che molte delle metodologie e degli strumenti per l’innovazione organizzativa sono stati ideati e realizzati soprattutto avendo in mente i bisogni e le risorse delle imprese maggiori. “Le esperienze più avanzate – osserva Grandi – non sono quasi mai pensate per le realtà di piccole dimensioni: di solito sono tarate sui ‘pionieri’, che sono sempre imprese medio-grandi”. Con risultati non sempre all’altezza delle aspettative, quando questi modelli sono applicati su scala “ridotta”.

L’obiettivo del progetto sviluppato con Innovami è quello di dare nuovo slancio all’innovazione organizzativa nella Pmi, rendendola più accessibile, perchè è sempre più importante per la loro competitività.

“La grande impresa ha a disposizione professionalità interne non accessibili alla piccola – spiega Grandi – la cui struttura gestionale è più semplice. C’è anche un problema di investimenti che, per una Pmi, devono essere più ridotti e compatibili con la sua capacità finanziaria”. Vi sono poi gli ostacoli di natura culturale già richiamati: la piccola impresa privilegia per definizione gli investimenti negli impianti di produzione e più direttamente legati al prodotto, anche perchè sono quelli più vicini alle competenze dell’imprenditore, quelli che capisce meglio, senza bisogno di intermediari e di consulenti. “Anche l’innovazione organizzativa richiede investimenti in tecnologia, soprattutto Ict” – avverte Grandi – la riduzione dei tempi di risposta al mercato, per esempio la riduzione dei tempi di gestione di un ordine cliente o di realizzazione di una personalizzazione del prodotto, non si consegue senza investire anche in nuove soluzioni informatiche, integrate a nuove modalità di organizzare i processi di lavoro. Si tratta però di tecnologie spesso lontane dall’esperienza diretta dell’imprenditore, a lui poco familiari. Va rilevato, infine, che anche i consulenti esterni non sono sempre efficaci nell’aiutare i piccoli imprenditori”.

Ma perché i sistemi mutuati dalle grandi imprese non funzionano o funzionano male? “In molti casi – osserva il coordinatore del progetto – perché pensati su livelli di complessità significativamente maggiore. Obiettivo del nostro progetto è stato anzitutto quello di mettere a punto strumenti semplici che consentano, anche attraverso la simulazione, di evidenziare come lavorerà l’organizzazione e come gireranno le informazioni dopo il cambiamento organizzativo, individuando e, nei limiti del possibile, quantificando i miglioramenti in termini di efficienza”.

Nella pratica, la soluzione sviluppata e testata nell’ambito del progetto consiste in una metodologia e in strumenti (anche software) in grado di evidenziare, a partire dall’analisi dell’esistente – in termini tecnici, “as is” – in quali punti della prassi aziendale si realizzano le strozzature, nonché di individuare le ragioni di performance non soddisfacenti: “In seguito – nota Grandi – la metodologia permette di visualizzare come e dove si potrebbero realizzare i recuperi in termini di efficienza e di accorciamento dei tempi di risposta, che sono peraltro le due performance più agevoli da rappresentare”.

 “Il vantaggio del nostro approccio – spiega Grandi – è anche quello di mostrare in modo immediato e diretto dove e come si realizza questa maggiore efficienza, sia in termini di ottimizzazione dei tempi sia di relative risorse umane impiegate”.

Premesse, funzionamento e vantaggi pratici del modello, saranno presentati al pubblico giovedì 10 giugno, nell’ambito dello Smau Business di Bologna, durante il workshop “Essere competitivi con l’Ict: metodi e strumenti per affrontare il cambiamento nelle Pmi”, in programma alle 10 al Padiglione 33 di Bologna Fiere.

Il modello, d’altra parte, è stato sviluppato non solo a livello teorico, ma testato su imprese reali, in particolare su alcune piccole società controllate dal Gruppo Sacmi, “una grande impresa – nota Grandi – che però controlla molte piccole imprese”.

I risultati – presentati anche nell’ambito di un secondo incontro, “Integrazione e dematerializzazione dei processi amministrativi: casi, tecnologie ed esperienze di applicazione nelle Pmi –  in programma a Bologna sempre giovedì 10 giugno (ore 16, Sala Bilancia, Palazzo degli Affari, piazza della Costituzione 8) – sono particolarmente incoraggianti: “L’idea di realizzare cambiamenti nel business process re-engineering, di modificare anche radicalmente i processi organizzativi, ha consentito di osservare miglioramenti altrettanto radicali – sottolinea Grandi – con incrementi anche superiori al 30% in termini di efficienza e accorciamento dei tempi di risposta”. Il tutto tramite un investimento “compatibile con le possibilità delle Pmi, privo di complessità inutili”.

Contenere i costi delle consulenze e offrire supporto nell’avvio del cambiamento organizzativo, per accorciarne i tempi di implementazione, sono gli obiettivi di questo progetto che mira in ultima istanza a “rendere chiaro all’imprenditore come, dove e quando nascono i vantaggi”, nel segno di una maggiore oggettività e trasparenza degli strumenti. “L’idea – precisa infatti il coordinatore del progetto – non è tanto quella di ‘inventare’ nuovi sistemi di gestione, ma di sviluppare strumenti che aiutino l’impresa nel processo decisionale, e cioè analisi puntuali su dove e come si possono realizzare i cambiamenti nelle performance, in modo di facilitare il dialogo tra consulenti e decisori d’investimento”.

Dettaglio non irrilevante, la tipologia di imprese su cui è stato testato il modello, ossia aziende del settore della meccanica, uno dei più importanti a livello regionale e anche uno dei settori a maggior “tasso di complessità” anche a livello di piccole imprese. “Se il nostro obiettivo è parlare alla manifattura – nota Grandi – occorre evidentemente partire dalla meccanica. In questo settore ci sono processi produttivi e relazioni di filiera di per sé complesse, tra fornitura, subfornitura, realizzazione di commesse gestite in modo integrato da diverse imprese”. Insomma, se le soluzioni sviluppate funzionano per la meccanica – questo il punto essenziale – è altamente probabile che funzionino per la maggior parte dei settori produttivi.

Le nostre piccole e medie imprese – già da tempo internazionalizzate e orientate all’innovazione tecnologica – possono ricevere benefici notevoli dalla diffusione di queste metodologie: “Tempi di risposta, flessibilità ed efficienza dipendono ovviamente dalle tecnologie di produzione – conclude Grandi – e da questo punto di vista le nostre Pmi hanno dimostrato di avere competenze e sensibilità molto avanzate, in termini di padronanza dell’innovazione e intuito nel saperla realizzare. Ma in parte, direi oggi preponderante, la competitività dipende dagli investimenti nei sistemi organizzativi e di management sostenuti dall’Ict, e su questo i margini di miglioramento sono enormi”.