Innovazione organizzativa e Ict per ridurre i tempi di risposta e incrementare l’efficienza in azienda

Tradizionalmente le piccole imprese emiliano-romagnole hanno sempre investito nell'innovazione soprattutto in nuovi impianti, nuove tecnologie di processo e, seppure in misura inferiore, nuovi prodotti. Minore attenzione è invece stata dedicata all’innovazione organizzativa, considerata come un “di più” non indispensabile o, in ogni caso, come un investimento troppo oneroso considerando che i risultati sono non quantificabili a priori. L’analisi è di Alessandro Grandi, ordinario di Economia e organizzazione aziendale nel dipartimento di Scienze aziendali dell’Università di Bologna, coordinatore del progetto sviluppato con Innovami per la diffusione dell’innovazione organizzativa nelle piccole e medie imprese del nostro territorio.

Questa minore attenzione all’innovazione organizzativa secondo Grandi deriva da peculiarità “culturali” del nostro sistema imprenditoriale perché molte metodologie e strumenti per l’innovazione organizzativa sono stati ideati e realizzati avendo in mente i bisogni e le risorse delle imprese maggiori. “Le esperienze più avanzate – osserva Grandi – non sono quasi mai pensate per le realtà di piccole dimensioni ma tarate sui ‘pionieri’, di solito imprese medio-grandi”. Per questo motivo applicare gli stessi modelli in scala ridotta non sempre porta a risultati all'altezza delle aspettative.

“La grande impresa – secondo Grandi – ha a disposizione professionalità interne non accessibili alla piccola, la cui struttura gestionale è quasi sempre più semplice. C’è anche un problema di investimenti che, per una Pmi, devono essere compatibili con la propria capacità finanziaria”. Vi sono poi gli ostacoli di natura culturale già richiamati: la piccola impresa privilegia per definizione gli investimenti più direttamente legati al prodotto, anche perché sono quelli più vicini alle competenze dell’imprenditore senza bisogno di intermediari e consulenti. “Anche l’innovazione organizzativa richiede investimenti in tecnologia, soprattutto ICT” – avverte Grandi – la riduzione dei tempi di risposta al mercato, per esempio la riduzione dei tempi di gestione di un ordine cliente o di realizzazione di una personalizzazione del prodotto, non si consegue senza investire in nuove soluzioni informatiche, integrate a nuove modalità di organizzare i processi di lavoro. Si tratta però di tecnologie spesso lontane dall’esperienza diretta dell’imprenditore. Va rilevato, infine, che anche i consulenti esterni non sono sempre efficaci nell’aiutare i piccoli imprenditori”.

“In molti casi – osserva il coordinatore del progetto – ciò avviene perché i modelli sono pensati su livelli di complessità significativamente maggiore. Obiettivo del nostro progetto è stato anzitutto quello di mettere a punto strumenti semplici che consentano, anche attraverso la simulazione, di evidenziare come lavorerà l’organizzazione e come gireranno le informazioni dopo il cambiamento organizzativo, individuando e quantificando i miglioramenti in termini di efficienza”.

In pratica, la soluzione sviluppata e testata nell’ambito del progetto consiste in metodologia e strumenti (anche software) in grado di evidenziare, partendo dalla situazione attuale – in termini tecnici, “as is” – dove nella prassi aziendale si realizzano le strozzature, nonché di individuare le ragioni di performance non soddisfacenti: “In seguito – nota Grandi – la metodologia permette di visualizzare come e dove si potrebbero realizzare i recuperi in termini di efficienza e di accorciamento dei tempi di risposta, che peraltro rappresentano le due performance più agevoli da rappresentare”.

“Il vantaggio del nostro approccio – spiega Grandi – è anche quello di mostrare in modo immediato e diretto dove e come si realizza questa maggiore efficienza, sia in termini di ottimizzazione dei tempi sia di risorse umane impiegate”.

Il modello, d’altra parte, è stato sviluppato non solo a livello teorico, ma testato su imprese reali, in particolare su alcune piccole società controllate dal Gruppo Sacmi, “una grande impresa – nota Grandi – che però controlla molte piccole imprese”.

I risultati sono particolarmente incoraggianti: “L’idea di realizzare cambiamenti nel business process re-engineering, di modificare anche radicalmente i processi organizzativi, ha consentito di osservare miglioramenti altrettanto radicali – sottolinea Grandi – con incrementi anche superiori al 30% in termini di efficienza e accorciamento dei tempi di risposta”. Il tutto tramite un investimento “compatibile con le possibilità delle Pmi, privo di complessità inutili”.

Contenere i costi delle consulenze e offrire supporto nell’avvio del cambiamento organizzativo, per accorciarne i tempi di implementazione, sono gli obiettivi di questo progetto che mira in ultima istanza a “rendere chiaro all’imprenditore come, dove e quando nascono i vantaggi”, nel segno di una maggiore oggettività e trasparenza degli strumenti. “L’idea – precisa infatti il coordinatore del progetto – non è tanto quella di ‘inventare’ nuovi sistemi di gestione, ma di sviluppare strumenti che aiutino l’impresa nel processo decisionale, e cioè analisi puntuali su dove e come si possono realizzare i cambiamenti nelle performance, in modo di facilitare il dialogo tra consulenti e decisori d’investimento”.

Dettaglio non irrilevante, la tipologia di imprese su cui è stato testato il modello, ossia aziende del settore della meccanica, uno dei più importanti a livello regionale e uno dei settori a maggior “tasso di complessità” anche a livello di piccole imprese. “Se il nostro obiettivo è parlare alla manifattura – nota Grandi – occorre evidentemente partire dalla meccanica. In questo settore ci sono processi produttivi e relazioni di filiera di per sé complesse, tra fornitura, subfornitura, realizzazione di commesse gestite in modo integrato da diverse imprese”. Insomma, se le soluzioni sviluppate funzionano per la meccanica è altamente probabile che funzionino per la maggior parte dei settori produttivi.

Le nostre piccole e medie imprese – già da tempo internazionalizzate e orientate all’innovazione tecnologica – possono ricevere benefici notevoli dalla diffusione di queste metodologie: “Tempi di risposta, flessibilità ed efficienza dipendono ovviamente dalle tecnologie di produzione – conclude Grandi – e da questo punto di vista le nostre Pmi hanno dimostrato di avere competenze e sensibilità molto avanzate, in termini di padronanza dell’innovazione e intuito nel saperla realizzare. Ma in parte, direi oggi preponderante, la competitività dipende dagli investimenti nei sistemi organizzativi e di management sostenuti dall’Ict, e su questo i margini di miglioramento sono enormi”.